档案,作为对国家和社会有保存价值的历史记录,在企业的发展中也起着不可或缺的作用。因此,做好档案管理工作也是企业的重要工作之一。

制度是基础与保障

咸丰县烟草专卖局(营销部)党组高度重视档案工作,始终把档案工作与管理工作同规划、同推动、同落实,成立了专门的档案管理工作领导小组。实行主要负责人亲自抓、分管责任领导具体抓,一级抓一级、层层抓落实的工作推进机制,为咸丰县烟草专卖局(营销部)档案管理工作的顺利开展提供坚实的基础和有力的组织与制度保障。

标准是实践的尺度

严格遵守“三纳入”、“四参加”、“四同步”的原则进行档案管理工作。档案专人专职负责档案工作,常态化开展档案工作业务培训,认真组织学习各项档案工作制度。档案管理人员岗位责任制、档案利用制度、档案库房管理制度、档案借阅制度、档案存放示意图、档案接收制度、档案归档制度等进行可视化。档案管理员每年参加由国家档案局政策法规司与档案干部教育中心举办的“档案法实施条例公益大讲堂”课程,通过线上考试并取得国家档案局档案干部教育中心颁发的《档案继续教育培训证书》。

规范是发展的指南针

档案的接收、归档和借阅严格按照流程执行。档案归档坚持“应收尽收、应归尽归、应交尽交”的原则,不漏掉任何一份应当归档的档案资料。档案借阅时履行严格的借阅手续,必须留存纸质记录,包括借阅人、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等。

良好的环境是档案保存的关键

档案室布局实行“三分开”原则:即档案业务工作室、档案库房和阅档室分开。每日检查档案室温度与湿度,档案库房的温度控制在14～24℃,相对湿度控制在45～60%。档案库房安装报警系统和消防系统,预防突发情况。定期进行防火、防潮、防霉检查,确保纸质档案文件的完整性与安全性。

到位的宣传是做好档案管理的助推器

咸丰县烟草专卖局(营销部)积极推进档案管理宣传,让员工意识到档案管理的重要性。《中华人民共和国档案法实施条例》在2023年12月29日国务院第22次常务会议通过,于2024年1月12日公布,自2024年3月1日起施行。咸丰县烟草专卖局(营销部)鼓励员工自发学习新颁布的《中华人民共和国档案法实施条例》。

2023年6月,咸丰县烟草专卖局(营销部)以“国际档案日:奋进新征程 兰台谱新篇”为主题,制作了宣传专栏,科普了国际档案日的由来、档案工作的原则与目标任务等内容,拓宽了员工对档案相关知识的知识面。

【图一】2023年国际档案日宣传专栏

2024年4月,咸丰县烟草专卖局(营销部)制作了国家安全教育日宣传专栏,普及“4.15”日全民国家安全教育日由来、设立全民国家安全教育日的意义、什么是国家安全、国家安全工作的原则、学习贯彻党的二十大精神、国家安全包括哪些方面、公民在维护国家安全中的义务等内容,提高员工对于档案保护与档案安全的意识。

【图二】2024年国家安全教育日宣传专栏

2024年1月2日,咸丰县烟草专卖局(营销部)档案管理工作目标管理考评为省特级。未来,咸丰县烟草专卖局(营销部)将一如既往地重视和落实档案管理工作,让档案管理为县局的良好发展助力。(撰稿:张月华)